1. Sơ đồ tổ chức:
2. Chức năng nhiệm vụ Phòng, Khoa
a) Phòng Quản lý Đào tạo:
* Về tuyển sinh:
– Phối hợp với các Khoa, Trung tâm xây dựng kế hoạch và chỉ tiêu tuyển sinh hằng năm dựa theo tình hình thực tế của Trường trình Hiệu trưởng phê duyệt;
– Thực hiện kế hoạch tuyển sinh trong năm; phối hợp với các đơn vị có liên quan trong trường thực hiện tốt kế hoạch đã đề ra;
– Tiếp nhận, phân loại và quản lý hồ sơ đăng ký dự thi, hồ sơ xét tuyển của thí sinh, hồ sơ nhập học của học viên;
– Nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý; báo cáo số liệu, danh sách học viên theo quy định;
– Phối hợp các đơn vị liên quan thực hiện việc liên hệ, đàm phán mở rộng hợp tác với các đơn vị ngoài trường nhằm thu hút nguồn tuyển sinh;
– Thực hiện các nhiêm vụ khác theo sự phân công của Hiệu trưởng.
* Về đào tạo:
– Xây dựng kế hoạch phát triển đào tạo ngắn, trung và dài hạn phù hợp với chiến lược phát triển của Trường và nhu cầu của xã hội. Xây dựng kế hoạch, tổ chức triển khai và giám sát kế hoạch đào tạo hàng năm; đề án mở các chuyên ngành đào tạo, hệ đào tạo.
– Phối hợp với các khoa, bộ môn xây dựng chương trình đào tạo cho các ngành học đang được đào tạo tại Trường phù hợp với trình độ các hệ đào tạo khác nhau và chuẩn đầu ra của chương trình đào tạo; xây dựng và triển khai quy trình đảm bảo chất lượng đào tạo.
– Đầu mối quản lý học viên, quản lý điểm, đảm bảo tính chính xác, kịp thời trong việc cung cấp thông tin về điểm và các thông tin liên quan về đào tạo cho người học.
– Tham gia Thường trực Hội đồng tuyển sinh, Thường trực Hội đồng xét thi và tốt nghiệp, Hội đồng xét lên lớp. Ký xác nhận Bảng điểm toàn khóa, Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời cho sinh viên hệ chính qui. Thực hiện quản lý, cấp phát bằng tốt nghiệp theo quy đinh.
– Tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc thực hiện liên kết đào tạo với các cơ sở đào tạo trong nước.
– Tổng hợp và đánh giá kết quả giảng dạy, học tập hàng tháng, học kỳ, năm học. Hoàn thành các báo cáo đào tạo theo yêu cầu của Ban giám hiệu, HĐQT Công ty, các cơ quan quản lý Nhà nước.
– Các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
b) Phòng Tổng hợp:
* Về công tác tổ chức, cán bộ:
– Xây dựng, đề xuất phương án hoàn thiện cơ cấu tổ chức, thành lập, sáp nhập, giải thể, đổi tên các đơn vị trực thuộc đáp ứng yêu cầu hoạt động và phát triển của Trường.
– Theo dõi, quản lý, lập kế hoạch và thực hiện tuyển dụng cán bộ, giáo viên và người lao động của Trường. Xây dựng và thực hiện chế độ lương thưởng, đãi ngộ, bảo hiểm, công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, giáo viên và người lao động.
– Tham mưu việc xây dựng và ban hành các quy chế, quy định và văn bản điều hành trong công tác tổ chức
– cán bộ; quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, của các phòng chức năng, khoa, trung tâm thuộc Trường.
– Chủ trì, phối hợp với các phòng, khoa, trung tâm tổ chức thực hiện công tác quản lý, đánh giá, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, giáo viên của Trường.
* Về công tác pháp chế:
– Xây dựng kế hoạch và thực hiện phổ biến các văn bản, quy định pháp luật có liên quan đến hoạt động của Trường, chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ, giáo viên.
– Xây dựng và đề xuất ban hành các Quy chế, quy định nội bộ của Trường.
– Giải quyết khiếu nại, tố cáo của cán bộ, giáo viên, người lao động và các đơn vị, cá nhân khác. Trình Hiệu trưởng phê duyệt phương án xử lý đối với các cá nhân có vi phạm.
* Về công tác tài chính – kế toán:
– Xây dựng kế hoạch tài chính dài hạn, trung hạn và hàng năm; tham gia xây dựng định mức chi tiêu, đề xuất các biện pháp tăng nguồn thu và chi tiêu hiệu quả.
– Quản lý hoạt động thu, chi của Trường; thẩm định đơn giá, dự toán, các hợp đồng trước khi trình Hiệu trưởng phê duyệt; kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng kinh tế; chủ động cân đối giữa các nguồn kinh phí và nhu cầu chi để đảm bảo duy trì ổn định toàn bộ các hoạt động của Trường.
– Kiểm tra, theo dõi việc mua sắm tài sản cố định, sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn, nhỏ cơ sở vật chất của Trường; tổ chức định kỳ công tác kiểm kê, đánh giá, tài sản, trang thiết bị; trình Hiệu trưởng phê duyệt danh sách tài sản thanh lý.
– Thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn thực hiện. Lập các báo cáo thống kê, báo cáo tài chính định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của cơ quan quản lý cấp trên.
– Lưu trữ, bảo quản toàn bộ chứng từ sổ sách, hồ sơ tài liệu kế toán; giữ bí mật về tài liệu và số liệu kế toán theo qui định của pháp luật.
– Phối hợp các đơn vị có liên quan để thẩm định khối lượng giảng dạy, ngày giờ công và định mức thanh toán theo quy định của Trường.
* Về công tác hành chính – văn phòng:
– Tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng về công tác quản trị, quản lý cơ sở vật chất; tổ chức, khai thác, sử dụng cơ sở vật chất, đất đai; phối hợp với các phòng, khoa mua sắm thiết bị phục vụ giảng dạy, học tập và công tác. Định kỳ thực hiện kiểm kê, đánh giá tài sản, đề xuất thanh lý tài sản của Trường.
– Thực hiện công tác vệ sinh môi trường, quản lí phòng cháy, chữa cháy, giữ gìn an ninh trật tự – an toàn trong trường.
– Chủ trì xây dựng và phát triển phần mềm quản lý, trang Web, Fanpage của Trường. Tổ chức các sự kiện, kỷ niệm ngày truyền thống, ngày thành lập Trường.
* Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ của Trường, quản lý con dấu. Cấp giấy công tác, giấy giới thiệu cho cán bộ, giáo viên và nhân viên của Trường. * Các nhiệm vụ khác theo phân công của Hiệu trưởng.
c) Khoa Đào tạo Trung cấp:
Tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng trong việc triển khai, tổ chức, quản lý hệ đào tạo trung cấp của Trường. Cụ thể:
– Tham gia với Phòng Quản lý Đào tạo xây dựng và trình Hiệu trưởng phê duyệt ngành nghề đào tạo, thực hiện thủ tục xin cơ quan quản lý phê duyệt ngành nghề đào tạo, lưu lượng đào tạo, kế hoạch tuyển sinh đối với trình độ trung cấp.
– Tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng, Hội đồng tuyển sinh quản lý, tổ chức, triển khai thực hiện công tác tuyển sinh, bao gồm kế hoạch, chương trình, tổ chức thông báo tuyển sinh đối với trình độ Trung cấp. Báo cáo kết quả tuyển sinh, danh sách học viên trúng tuyển để Hiệu trưởng xem xét, phê duyệt.
– Xây dựng chương trình đào tạo, biên soạn tài liệu, giáo trình đào tạo.
– Thực hiện kế hoạch giảng dạy, học tập theo chương trình, kế hoạch giảng dạy được phê duyệt.
Xây dựng phương pháp kiểm tra, thi đánh giá kết quả.
– Xây dựng kế hoạch và thực hiện phát triển đội ngũ giáo viên, cơ sở vật chất, thiết bị phục vụ đào tạo.
– Đề xuất việc thực hiện các hoạt động khoa học và công nghệ, hợp tác quốc tế, hợp tác với các tổ chức khoa học và công nghệ, cơ sở sản xuất kinh doanh, dịch vụ liên quan đến ngành nghề đào tạo và huy động sự tham gia của doanh nghiệp vào quá trình đào tạo của Khoa.
d) Trung tâm Đào tạo và SHLX Ngọc Hà:
– Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo và sát hạch lái xe cơ giới đường bộ hàng năm đã được Hiệu trưởng phê duyệt.
– Tổ chức đào tạo lái xe cơ giới đường bộ các hạng cho học viên của Trường.
– Bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện và thiết bị kiểm tra chấm điểm theo quy định để phục vụ các Hội đồng sát hạch tổ chức sát hạch đúng kế hoạch và đạt kết quả khách quan, chính xác.
– Cho thuê cơ sở vật chất, phương tiện, thiết bị để các tổ chức và cá nhân đến ôn luyện kỹ năng thực hành lái xe ô tô phục vụ chuẩn bị sát hạch.
– Tham gia tổ chức thi chứng chỉ và báo cáo kết quả thi về Phòng Quản lý Đào tạo để trình Hiệu trưởng phê duyệt cấp chứng chỉ cho các học viên thi đạt. Thực hiện các thủ tục để tổ chức thi sát hạch cho các học viên đủ điều kiện.
– Soạn thảo các báo cáo định kỳ hoặc đột xuất của Trường liên quan đến hoạt động đào tạo và SHLX theo yêu cầu của các cơ quan quản lý Nhà nước.
– Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Hiệu trưởng.